Menuden TANIMLAR->Bina-Daire Tanımlama bağlantısı ile çalıştırılır. Yazılım paketinin ilk kurulumu esanasında bina ve daire tanımları yapılmıştı. Girilen bilgilerde eksiklerin tamamlanması, hatalı bilgilerin düzeltilmesi, konut sahipleri, oturanlar ve aidat grupları bilgilerinde değişiklik olması durumunda düzeltmeler bu program ile yapılır.
BİNALAR sekmesinde mevcut bina tanımları listelenir. Bu liste üzerinden seçimi yapılan bina çift tıklama yapılarak yada ilgili satırın üzerinde iken sağ tuş tıklandığında açılan menüden GÜNCELLE bağlantısına tıklanarak açılan form üzerinden; bina adı, dış kapı numarası ve adresi (genellikle yönetim adres bilgileri ile aynıdır) daire sayısı, iskan tarihi (bilgi amaçlıdır) bilgileri girilir. Daire sayısı henesine mevcut daire sayısından fazla olacak şekilde giriş yapıldığında sistem otomatik olarak fazlalık kadar daire bilgisi oluşturur.
Bina listesinde, test maksatlı oluşturulmuş bina tanımları silinebilir. Silinmek istenen bina tanımı üzerinde sağ tuş açılan küçük pencereden SEÇİLİ OLANI SİL komutu ile silme işlemi yapılabilecektir. Ancak, dah önce adına belge düzenlenmiş ve hesap hareketi gören bina/daire tanımları geriye dönük işlemlerde tutarsızlık oluşturmamak için silinemez.
DAİRELER sekmesinde seçilen binaya ait daire bilgileri listelenir. Bu liste üzerinden seçimi yapılan daire bilgisi üzerine çift tıklama yapılarak yada ilgili satırın üzerinde iken sağ tuş tıklandığında açılan menuden GÜNCELLE bağlantısına tıklanarak açılan form üzerinden daire kapı numarası, katı(sistem tarafından tanımlanan daireler için kat bilgisi 1 olarak girilmiştir, doğrusunu girebilirsiniz), alanı, daire tipi (mesken, iş yeri), aidat grubu, mal sahibi ve oturan şahıs bilgileri girilir. Mal sahibi değiştiğinde devir tarihi girilmelidir. Muhasebe işlemlerinin sağlıklı yürütülmesi için doğru girilmesi önemlidir.
Aidat bilgisi, aylık borçlandırmalar için kullanılır. Seçilen aidat grubuna ait miktar kadar üyeler borçlandırılır. Aidatlarda değişiklik olduğunda, TANIMLAR->İşlem Kod Tanımları programı ile aidat miktar güncellemesi yapılabilr. Ayrıca daire tanımlarında değişiklik yapılmasına gerek yoktur. Aynı aidat grubundaki tüm dairelerde miktar değişikliği otomatik olarak işlenir. Borçlandırmalar bu değişiklik üzerinden yapılır.
Daire kullanılmıyor ise (BOŞ DAİRE), silinmek isteniyorsa (KULLANIM DIŞI) seçimi yapılmalıdır. Dolu daireler kullanım dışı olarak işlenemezler. Daire oturan bilgisi silindikten sonra bu işlem gerçekleştirilebilir.
Aidat bilgisi, aylık borçlandırmalar için kullanılır. Seçilen aidat grubuna ait miktar kadar üyeler borçlandırılır. Aidatlarda değişiklik olduğunda, TANIMLAR->İşlem Kod Tanımları programı ile aidat miktar güncellemesi yapılabilr. Ayrıca daire tanımlarında değişiklik yapılmasına gerek yoktur. Aynı aidat grubundaki tüm dairelerde miktar değişikliği otomatik olarak işlenir. Borçlandırmalar bu değişiklik üzerinden yapılır.
Yanlışlıkla fazla daire girişi yapıldığında ise fazla daire tanımlarının silmesi son daireden geriye doğrudur. Silinmek istenen daire tanımı üzerinde sağ tuş açılan küçük pencereden SEÇİLİ OLANI SİL komutu ile silme işlemi yapılabilecektir. Ancak, dah önce adına belge düzenlenmiş ve hesap hareketi gören daire tanımları geriye dönük işlemlerde tutarsızlık oluşturmamak için silinemez, fazla dairelerin durumu kullanım dışı olarak işaretlenir. Kullanım dışı durumundaki daireler muhasebe işlemlerine dahil edilmezler.
DAİRE SAKİNLERİ sekmesinde, seçilen daire için malik veya oturan bilgileri listelenir. İlişiği kesilen kişilerin kayıtları turuncu renkli olarak listelenir.